אחד מהאתגרים המרכזיים במרפאות ובבתי חולים הוא לוודא שחומרי האספקה זמינים בכל עת, בכמות מתאימה ובמיקום נגיש. במטרה להבטיח טיפול יעיל בחולים, מרכזים רפואיים משקיעים משאבים וכוח אדם משמעותיים בניהול המלאי (רכש, אחסון, ספירה, חיפוש וכ"ו).
הצורך בשינוי – תיאור סיטואציה אופיינית
חולה מתאשפז במחלקת טיפול נמרץ וזקוק לטיפול מיידי. רופאים, אחיות וטכנאים נעזרים בכמות בלתי מבוטלת של חומרי אספקה בניסיון לאבחן את בעיית המטופל. לעתים קרובות נלקחים חומרים אלו מארונות, עגלות אחסון או חדרי אספקה בסביבת היחידה. אם הפריט הדרוש אינו נמצא, מתחיל "צייד וליקוט" בהול.
מתוך מאמץ להימנע מהישנות מצב שכזה, הצוות מזמין מהמחסן כמויות גדולות מאוד של חומרים. לרוב, החומרים שנאגרו מפוזרים בארונות שונים ברחבי המחלקה, מה שגורם עם הזמן לרמות מלאי גבוהות מאוד. הנראות המוגבלת מביאה לכך שכמעט בלתי אפשרי לעקוב אחר כמות של פריט מסוים, היכן ממוקם ומתי יפוג תוקפו.
האתגרים העומדים בפני מרכזים רפואיים
- הוצאות מלאי גבוהות ולא מבוקרות – ההוצאות מבוקרות, לרוב, באופן מזדמן ובלתי שיטתי, ומבוססות על רמות מלאי אשר הועברו בירושה מקודמיהם בתפקיד
- נראות ירודה – בעקבות תופעת האגירה ופיזור החומרים ובהעדר מערכת איסוף נתונים, כמעט בלתי אפשרי לעקוב אחר כמות, מיקום ותוקף החומרים
- ריבוי תהליכים ידניים – המלאי הזמין מנוהל בדרך כלל ידנית על-ידי צוות ניהול חומרים המסתובב ברחבי המחלקות מדי יום ואומד את רמות המלאי. מלבד העובדה שהאומדנים הינם גסים ולא מדויקים, המשאבים המושקעים להשלמת פעילויות אלו גבוהים.
- היעדר כלים ותהליכי עבודה מסודרים – כאשר מצבת החולים מזנקת, המחסן נדרש לעמוד בעומס של הזמנות המקתבל מהמחלקות השונות. המחסן, שבעזרת הכלים הקיימים מתקשה לחזות את ההזמנות החריגות, מספק לעתים קרובות כמות עודפת של מלאי על מנת לוודא את זמינותו במצבים אלו.
כיצד ניתן להתמודד עם האתגרים?
השיטות למצוינות תפעולית המשמשות לאיתור מערכת לבקרת מלאי ולגיבוש מודל ההפצה הטובים ביותר עבור בית חולים נעות מפשוטות וזולות ועד למורכבות ויקרות.
להלן ארבעת המושגים הבסיסיים המהווים את התשתית לשיפור מתמשך:
למידע נוסף, כנסו למאמר המלא שפורסם ב-Tefen Tribune ונכתב ע"י צוות יועצי Tefen USA המתמחים בתחום שירותי הבריאות.
כותבים: רועי כרמלי, אסף שגב
Five Stars Supply Chain 
מאמר מצויין